iLovePDF Signature
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Guides

Introduction

A propos de iLovePDF Signature

En résumé, iLovePDF Signature est un service fourni par iLovePDF permettant de signer et d'envoyer des documents qui ont besoin d'être signés.


Si vous devez signer un document vous-même, vous pouvez le signer numériquement en utilisant iLovePDF Signature.


Si vous devez faire signer un document par un tiers, vous pouvez utiliser iLovePDF Signature pour solliciter la signature de cette personne et récupérer le document dûment signé sans avoir à l'imprimer ni à le numériser.


Avec iLovePDF Signature, vous pouvez accomplir l'ensemble de ce processus en ligne, de façon totalement dématérialisé, et livrer en toute sécurité un document juridiquement valide.

Types de signature

Il existe différents types de signatures électroniques, qui ont toutes valeur légale et peuvent être admises comme preuves devant la justice. Le choix du type de signature dépend de vos besoins.


Signature simple : Une signature numérique est définie comme "des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer" (eIDAS Article 3). C'est pour cette raison que la signature numérique de base, très souvent appelée signature "simple", ne satisfait qu'au niveau d'exigence le plus faible.


Signature numérique : Une Signature numérique, au même titre qu'une signature manuscrite conventionnelle, permet d'identifier la personne ou l'entité ayant signé un document. Cependant, à l'inverse d'une signature manuscrite, une Signature numérique est difficilement falsifiable car elle contient des informations chiffrées associées à un unique signataire. Elle est facilement vérifiable et les destinataires peuvent voir si le document a été modifié après que le signataire a signé le document.


Quand vous ajoutez une Signature numérique, iLovePDF Signature crée une valeur de hachage à partir du document signé. Il s'agit d'une valeur chiffrée qui contient toutes les informations relatives au document ainsi que les propriétés du fichier. Grâce à ses fournisseurs de services cryptographiques, iLovePDF certifie cette valeur de hachage avec un certificat unique et l'horodatage de cette certification. Pour terminer, iLovePDF génère un Journal d'Audit - également certifié - contenant les informations détaillées relatives à l'intégralité du processus de signature.



Capture d'écran de iLovePDF Signature

Signature Electronique Avancée : Une Signature Electronique Avancée (AES) peut être activée en plus d'une Signature Numérique ou d'une Signature Simple en utilisant l'une de nos quatre fonctionnalités uniques dédiées à la vérification d'identité. Conformément au règlement eIDAS, une AES doit remplir les critères suivants :


  • Connectez-vous de manière unique au signataire.
  • Capable d'identifier le signataire.
  • Créé en utilisant des données de création de signature numérique que le signataire peut utiliser en toute confiance et de manière autonome.
  • En connexion avec les données et signé de telle sorte que toute modification ultérieure des données est détectable.

Types de destinataires

Les différents rôles définis pour la signature déterminent la conduite et les actions à disposition de l'utilisateur.


Solliciteur : Un Solliciteur est une personne qui prépare et envoie le document à une personne pour signature. Une fois que cette personne a signé le document, celui-ci sera renvoyé au Solliciteur.


Destinataire : Le Destinataire est une personne qui reçoit un document. Chaque document doit avoir au moins un Destinataire. Un Destinataire peut avoir différent rôles au cours du processus de signature :

  • Signataire : Personne qui doit signer un document. Les Signataires sont des destinataires qui doivent signer, ajouter leurs initiales, leur nom ou des données dans les champs de saisie du document où une signature est demandée.
  • Approuveur : Personne devant approuver la signature. Un approuveur est généralement utilisé pour approuver soit le contenu d'un document soit le processus de signature une fois celui-ci terminé.
  • Témoin : Il reçoit une copie du document original ainsi que de sa version dûment signée. Utilisez cette option si une personne a simplement besoin de recevoir et de visualiser un document, mais ne doit pas interagir avec celui-ci.

Capture d'écran de l'édition des destinataires sur iLovePDF Signature

Demandes de signature

Une Demande de signature est le processus au cours duquel un document est préparé, envoyé à une personne pour signature, puis récupéré en utilisant iLovePDF Signature.


Vous pouvez ajouter autant de Signataires que vous le voulez à une Demande de Signature et exiger qu'ils signent le document autant de fois que nécessaire. Veuillez noter que dans le cas d'une Signature numérique, chaque document aura besoin de son propre certificat.



Capture d'écran du workflow avec iLovePDF Signature

Champs réservés au signataire

Après avoir inclus dans votre demande l'ensemble des documents demandés, les Destinataires, et les messages souhaités, vous pouvez préparer le document en y ajoutant les champs où vous voulez que vos Signataires apposent leur signature, leurs initiales, ou tout autre type d'informations. Chaque Destinataire dispose d'un ensemble de champs de signatures qui lui est dédié.



Capture d'écran de l'édition des champs de saisie sur iLove PDF Signature

Veuillez trouver ci-dessous un bref résumé concernant les éléments que vous pouvez ajouter sur l'espace de travail de votre document :

  • Signature : Placez le champ de signature à l'endroit exact où vous souhaitez que vos Signataires apposent leur signature. Veuillez noter que la taille par défaut du champ de signature est considéré comme la taille minimale recommandée. Modifier la taille du champ de signature affectera la taille de la signature des Signataires.
  • Initiales : Pour certains accords, il est demandé d'ajouter également les initiales du signataire. Parfois, les initiales suffisent pour que la signature d'un document soit considérée comme valide. Placez un champ réservé aux initiales là où vous souhaitez que le Signataire ajoute ses initiales.
  • Date : Le champ de la date doit contenir la date à laquelle les signatures des différents Signataires a été apposée au cours du processus final de signature. Le contenu de ce champ ne peut pas être édité.
  • Texte : Le champ textuel vous permet d'ajouter du texte au document.
  • Nom : Ajoutez ce champ là où vous voulez que les Signataires indiquent leur nom complet.
  • Saisie d'informations : Utilisez ce champ si vous souhaitez que le Signataire saisisse manuellement des informations sur votre contrat. Pour le Signataire, ce champ prendra la forme d'une zone de texte classique. Pour le Solliciteur, ce champ permettra d'indiquer où ces informations spécifiques doivent être saisies.

Préparer

Demande de signatures

Avec iLovePDF Signature, obtenir des signatures sur un document est rapide et simple. Il suffit d'uploader les documents que vous voulez faire signer. iLovePDF Signature les garde en sécurité. Vous ajoutez ensuite les coordonnées des personnes dont vous avez besoin de la signature et indiquez le type d'informations qu'ils doivent ajouter, par exemple une signature, des initiales ou leur nom.

Les étapes à suivre pour créer et envoyer un document à faire signer sont les suivantes :

  • Uploader vos documents. iLovePDF Signature permet d'utiliser des documents au format PDF. Vous pouvez sélectionner des fichiers à partir de votre appareil ou à partir d'un service de stockage sur le cloud tel que Google Drive ou Dropbox.
  • Ajouter des Destinaires.Indiquez qui doit recevoir votre document et quelle action vous souhaitez qu'ils entreprennent.
  • Préparer votre demande. Pour chaque Destinataire, ajoutez des champs de saisie à vos documents afin d'obtenir les signatures numériques demandées ainsi que des informations supplémentaires telles que le titre, les initiales, le nom et la signature.
  • Vérifier et envoyer. Vérifier la disposition des champs et envoyer le document à vos Destinataires.

Capture d'écran de la Demande de signature sur iLovePDF Signature

Modèles pour les Demandes de signature

Vous pouvez utiliser des modèles pour créer des Demandes de signature préconfigurées. Ces demandes peuvent comprendre la mise en page du document à signer ainsi que des informations telles que le rôle des Destinataires, l'ordre d'envoi, et les méthodes d'authentification.


Une fois une Demande de signature crée, vous pouvez l'enregistrer comme modèle pour la réutiliser à l'avenir, ce qui est très pratique lorsque vous avez des Demandes de signature récurrentes. Vous pouvez faire ça à partir de l'écran "Uploader" en sélectionnant un modèle préenregistré plutôt qu'en uploadant un nouveau document.



Capture d'écran de la sélection de modèle pour iLovePDF Signature

Vous aurez simplement besoin de mettre à jour le Nom et l'Adresse email de vos Destinataires chaque fois que vous faites une demande à partir d'un modèle.

Ajouter des Destinataires

Après avoir sélectionné les documents à envoyer, vous pouvez ajouter les coordonnées des Destinataires qui recevront et signeront vos documents, ou qui en recevront simplement une copie en tant qu'Approuveur ou que Témoin. Les Destinataires n'ont pas besoin d'un compte iLovePDF. Ils peuvent quand même ouvrir vos documents et les signer.


Une fois le document que vous voulez faire signer uploadé, deux options s'offrent à vous : Signer votre propre document ou demander à d'autres personnes de le signer. Dans le second cas de figure, vous devrez ajouter des Destinataires au document en cliquant sur le champAjouter des Destinatairessitué sous le champ de saisie réservé aux noms et aux adresses email.

  • Cliquez sur le bouton Demande de signature.
  • Une fenêtre avec le message Ajouter des Destinataires va apparaître à l'écran. A partir de cette fenêtre, veuillez entrer le nom et l'adresse email de votre premier Destinataire. Pensez à vérifier l'adresse email de chaque Destinataire.
  • Sélectionnez un rôle pour le Destinataire à partir de la liste déroulante : Signataire, Approuveur ou Témoin.
  • Vous pouvez décider de protéger votre demande avec un mot de passe et une autorisation par SMS. Vous pouvez aussi choisir queltype de signature chaque Signataire doit utiliser.

 Capture d'écran de L'édition des destinataires sur iLovePDF Signature

Organiser les Destinataires

Lorsque vous envoyez des documents à plusieurs personnes à la fois, vous aurez peut-être besoin de préciser l'ordre dans lequel les signataires doivent signer. Suivez les étapes ci-dessous pour paramétrer un ordre d'envoi pour votre demande.


Quand l'ordre des Destinataires est obligatoire :

  • Ajoutez vos Destinataires comme expliqué ci-dessus.
  • Indiquez le rôle de vos Destinataires et modifiez l'ordre d'envoi en sélectionnant et en déplaçant les Destinataires dans la liste.

Capture d'écran de l'ordre des destinataires pour iLovePDF Signature

Pour une demande parallèle :

  • Ajoutez vos Destinataires comme expliqué ci-dessus.
  • Décochez la case Confirmer l'ordre d'envoi.

Capture d'écran d'une demande pour un processus de signature en parallèle avec iLovePDF Signature

Demandes de sécurisation du mot de passe

Ajouter un code d'accès pour vos Destinataires permet de renforcer le niveau de sécurité de vos documents car seul les Destinataires auront connaissance du code d'accès. Cela réduit le risque qu'un document soit signé ou visionné par des utilisateurs non autorisés.


Vous pouvez partager le code comme vous le souhaitez, par exemple par téléphone ou via l'envoi d'un email distinct. Evitez cependant d'inclure le code dans le message accompagnant le document car cela réduirait l'efficacité du code en termes de protection. Vos Destinataires doivent entrer correctement le code afin de visualiser et de signer le document.


Suivez les étapes suivantes pour apprendre à configurer une Protection par Mot de passe pour votre Demande de signature.

  • Téléchargez le document à faire signer.
  • Cliquez sur le bouton 'Ajouter un Destinataire' pour ajouter au moins un Destinataire à la Demande de signature.
  • Dans la liste des Destinataires, cliquez sur l' icône et configurez un mot de passe dans la case prévue à cet effet. Aucune confirmation n'est nécessaire.
  • Cliquez sur le bouton "Utiliser" pour enregistrer et utiliser votre liste de Destinataires et configurer des mots de passe.

Capture d'écran de la protection par mot de passe pour le destinataire avec iLovePDF Signature

Authentification du Signataire par SMS

L'authentification par SMS est une fonction de sécurité classique visant à empêcher la signature de vos documents par des personnes non autorisées. La vérification de l'identité du Signataire par SMS permet de s'assurer que le téléphone sur lequel le code a été reçu appartient bien au Signataire. Vous pouvez activer cette option pour chaque Destinataire et leur demander de fournir un code afin de confirmer leur identité. Cette méthode est basée sur l'envoi de SMS. Vous pouvez décider de l'utiliser pour n'importe quel Destinataire au cours de votre demande.


Quand vous sélectionnez l'authentification par SMS, vous fournissez le numéro de téléphone du Destinataire. Le numéro doit être en mesure de recevoir des SMS.



Capture d'écran d'exemple de SMS pour iLovePDF Signature
  • Téléchargez le document à faire signer.
  • Cliquez sur le bouton "Ajouter un Destinataire" pour ajouter au moins un Destinataire à la Demande de signature.
  • Cliquez sur l'icône et entrez le numéro de téléphone du Destinataire dans la case prévue à cet effet. Aucune confirmation du numéro n'est nécessaire.
  • Cliquez sur le bouton « Utiliser » pour enregistrer et utiliser votre liste de destinataires et leurs numéros de téléphone configurés.

Le Destinataire aura la possibilité de vous contacter au cas où il perd ou ne reçoit pas le code SMS.

Préparez vos documents

Un document peut être paramétré pour une Demande de signature ou pour que vous puissiez le signer vous-même


Préparer une Demande de document


Après avoir terminé d'ajouter des Destinataires à votre demande, vous accéderez à l'écran de préparation du document.


Ici, vous pourrez parcourir votre document et le lire en utilisant notre lecteur PDF.


Sur la droite, vous trouverez tous les éléments dont vous avez besoin pour préparer votre document. De haut en bas :

  • Choisissez entre la Signature simple et la Signature numérique.
  • Dans cette option, vous verrez apparaître la liste des initiales des Signataires. Cliquez sur n'importes lesquelles d'entre elles pour ajouter des éléments de signature pour ce Signataire.
  • Ajouter des champs de signature à votre document
  • Une fois qu'au moins un champ de Signature ou d'Initiales est ajouté au document pour chaque Signataire, vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer pour signature" en rouge.

Capture d'écran de iLovePDF Signature

Préparez votre propre Signature de document


Le procédé permettant de préparer un document pour apposer votre propre Signature est identique à celui d'une Demande de Signature. La seule différence, c'est que dans ce cas de figure, vous êtes le seul Signataire et que tous les champs placés sur le document seront automatiquement remplis avec vos propres données.


Ici, vous pouvez également personnaliser votre propre signature, votre nom et vos initiales, et voir le résultat directement à partir du lecteur de document.

Signer

Signature PDF

Signer votre propre document

Parfois, vous avez simplement besoin de signer vous même un document - que vous, et pas d'autres Signataires - et ensuite d'envoyer une copie signée du document. Il peut s'agir d'un document qu'un tiers vous a envoyé sans utilisé iLovePDF Signature, ou d'un formulaire que vous devez remplir et envoyer à un tiers. Avec iLovePDF Signature, vous pouvez rapidement uploader un document avec notre outil, puis le signer et le télécharger.




Vous pouvez commencer à travailler sur un nouveau document en cliquant sur n'importe lequel des boutons "Commencer à signer" visibles sur le site internet de iLovePDF Signature :

  • Téléchargez le document à faire signer.
  • Sélectionnez l'option "Moi uniquement".
  • Vous allez arriver sur un écran depuis laquelle vous pouvez préparer les pages de votre document.
  • Sur la barre de droite, faites votre choix entre un type de signature Simple ou Numérique.
  • Vous avez la possibilité de Personnaliser votre Signature en cliquant sur l'icône. Ici, vous pouvez décider d'entrer, de tracer ou de télécharger votre propre signature.
  • Glissez-déposez le type de Signature depuis la barre de droite vers votre document.
  • Enfin, cliquez sur le bouton Signer en rouge pour que votre document soit traité.
  • Votre document est désormais signé ! Vous allez être redirigé vers un écran de téléchargement où vous pourrez télécharger ou partager votre document signé.

carroussel

Signer en tant que Destinataire

Quand quelqu'un vous envoie un document nécessitant votre Signature numérique, vous recevez un email de iLovePDF Signature de la part de l'émetteur. Pour signer le document, suivez les étapes suivantes :

  • Ouvrez l'email pour examiner le message de l'émetteur. Cliquez sur Examiner et signer.
  • Vous pouvez vous connecter avec votre compte iLovePDF ou en tant qu'invité.
  • Cliquez sur le bouton Commencer.
  • Cliquez sur les champs pour apposer votre signature aux emplacements obligatoires.
  • Après avoir terminé de signer dans toutes les cases demandées, vous pouvez cliquer sur le bouton "Signer" en rouge. Le document signé sera renvoyé à l'émetteur.

Alternativement, vous serez en mesure de partager le document pour approbation ou de refuser de signer le document



Personnaliser votre signature

La modification de votre style de signature ou la création d'une signature dans iLovePDF Signature est un excellent moyen de personnaliser le processus de signature. Signature comporte un ensemble de signatures prédéfinies que vous pouvez utiliser. Vous pouvez également dessiner votre propre signature à l'aide de votre souris ou d'un stylet, pour l'utiliser dans toutes vos sessions de signature.


Voici trois méthodes différentes pour définir votre signature :

  • Texte : Après avoir indiqué votre nom et vos initiales, sélectionnez n'importe laquelle des polices de signature préformatées.
  • Tracer :Permet de tracer à la main votre signature et vos initiales.
  • Uploader : Uploader un fichier image contenant votre propre signature et vos initiales.

Vous pouvez toujours modifier votre signature à partir de l'icône dans le volet de droite.



Paramètres de iLovePDF Signature

Partager des documents pour approbation

En tant que Signataire, vous pourriez avoir besoin de l'avis d'un tiers pour être sûr que le contenu du document que vous allez signer est juste. A cette fin, vous pouvez envoyer ce même document à un Approuveur en qui vous avez confiance. Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes.

  • Sur le panneau de droite, cliquez sur le bouton Demander une relecture.
  • Entrez l'adresse email de votre Approuveur et entrez un message optionnel.
  • Vous verrez maintenant en temps réel l'avancement de votre demande d'avis dans le volet de droite.

Signature PDF

A noter qu'il n'est pas nécessaire d'attendre une réponse de votre Approuveur. Vous pouvez quand même signer ou refuser de signer un document à tout moment.


En tant que Solliciteur, vous pouvez aussi demander une approbation du processus. Dans ce cas, l'Approuveur pourra interrompre le processus de signature, que le document ait déjà été signé par un destinataire ou non.

  • Dans la fenêtre Ajouter des destinataires qui s'affiche, cliquez sur le bouton Ajoutez des Destinataires.
  • Indiquez leur nom et leur adresse email, et changer leur rôle pour celui d'"Approuveur" à partir du menu déroulant
  • Après avoir terminé d'ajouter des Destinataires, cliquez sur le bouton "Appliquer" pour enregistrer les coordonnées de tous les Destinataires de cette demande.

Comme tous les Destinataires, l'Approuveur recevra un email pour examiner le document, mais cette personne pourra seulement approuver ou refuser le document.



Signature PDF

Refuser la Demande de Signature

En tant que Signataire, vous pouvez refuser de signer un document pour plusieurs raisons. Vous pouvez par exemple constater un problème au niveau du document ou de son contenu et refuser de le signer.


Pour refuser de signer un document, vous devez procéder comme suit :

  • Ouvrez la demande envoyée par email et cliquez sur le bouton Examiner et signer.
  • A partir de l'écran de signature du document, cliquez sur le bouton Refuser le document sur le panneau à droite.
  • Une fenêtre va s'ouvrir pour vous demander un Motif de refus et pour que vous puissiez éventuellement écrire un message expliquant vos désaccords.
  • Cliquez sur le bouton Envoyer pour refuser de signer le document.

Valider un document

L'approbation de documents vous permet de demander à un tiers d'approuver les documents avant de terminer le processus de signature. Cela vous permet à vous et aux autres Signataires de vous protéger de façon préventive et de ne pas courir le risque d'apposer votre signature à un document qui pourrait contenir des données erronées et cela permet d'améliorer la précision des informations que vous signez.


Si vous devez approuver un document, il vous suffit de suivre ces étapes très simples :

  • Ouvrez la demande envoyée par email et cliquez sur le bouton Examiner et approuver.
  • Une fois sur l'écran de signature de document, lisez le document avec attention.
  • Pour approuver la signature du document, cliquez sur le bouton rouge "Approuver" en bas à droite de l'écran.

Tous les signataires seront notifiés par email de la décision de l'Approuveur.



Rejeter un document

En tant qu'Approuveur, vous pouvez refuser des documents pour plusieurs raisons. Les Approuveurs ont la possibilité de refuser des documents et de justifier leur décision afin d'aider à leur correction.

  • Ouvrez la demande envoyée par email et cliquez sur le bouton Examiner et approuver.
  • Une fois sur l'écran de signature de document, lisez le document avec attention.
  • Pour rejeter la signature du document, cliquez sur le bouton "Rejeter le document" sur le panneau de droite.
  • Une fenêtre va s'ouvrir pour vous demander un Motif de rejet et pour que vous puissiez éventuellement écrire un message expliquant vos désaccords.

Tous les Signataires seront notifiés par email de la décision de l'Approuveur.



Paramètres & Personnalisation

Piste d'audit

iLovePDF Signature trace et stocke de manière sécurisée chaque transaction se produisant dans le processus de signature. Cela va de la demande initiale jusqu'à la dernière signature, comprenant chaque email envoyé et document révisé.


Cette information est disponible pour les utilisateurs enregistrés d'iLovePDF dans le panneau d'administration de Signature avec chaque étape enregistrée dans un historique détaillé.


Pour ces documents signés avec une Signature numérique, une fois le document terminé, cet historique est consigné dans un Journal d'audit exhaustif et associé à la version finale du document signé. Il peut être téléchargé avec la version signée du document ou séparément.


Ce Journal d'Audit constitue également un document certifié et apporte une protection juridique contraignante au processus de signature devant un tribunal.



Signature PDF

Comment commencer à utiliser la Signature numérique

Avec iLovePDF Signature, vous pouvez signer en utilisant une Signature simple ou une Signature numérique. Si la Signature simple fournit la preuve que plusieurs entités identifiées ont signé un document, la Signature numérique certifie quant à elle de manière légale le document signé. Cela empêche quiconque de manipuler le document sans quoi l'accord signé sera invalidé.


Pour signer avec une Signature numérique, des packs de Signatures basées sur certificat sont disponibles à la vente sur notre page sur la tarification. Vous pouvez aussi vous abonner à iLovePDF Premium qui inclut 5 Signatures numériques renouvelable mensuellement.


Comment acheter un forfait Signature

  • Créez une Demande de signature ou signez votre propre document.
  • Dans le menu de configuration du document, cliquez sur le bouton Numérique sur le panneau de droite.
  • Si vous ne possédez pas de Signatures numériques, vous verrez apparaître une fenêtre d'achat.
  • Choisissez l'une des formules disponibles.
  • Confirmer votre paiement.
  • Une fois votre paiement confirmé, vous pourrez commencer à utiliser vos Signatures numériques.

Bien que vous puissiez acheter des certificats supplémentaires depuis notre page Tarifs, vous n'aurez pas besoin d'en acheter tant que vous ne les avez pas tous utilisés.

Langues incluses

iLovePDF Signature est disponible dans les 25 langues suivantes, ce qui permet aux utilisateurs du monde entier d'envoyer et de recevoir plus facilement des Demandes de signature dans leur langue maternelle.

  • English
  • Español
  • Français
  • Deutsch
  • Italiano
  • Português
  • 日本語
  • Pусский
  • 한국어
  • 한국어
  • 中文 (简体)
  • 中文 (繁體)
  • العربية
  • Български
  • Català
  • Dutch
  • Ελληνικά
  • हिन्दी
  • हिन्दी
  • Bahasa Indonesia
  • Bahasa Melayu
  • Polski
  • Svenska
  • ภาษาไทย
  • Türkçe
  • Українська
  • Tiếng Việt

Notifications par email

iLovePDF Signature fournit des notifications par email aux émetteurs et aux destinataires pour de nombreux scénarios différents. Par défaut, toutes les notifications sont activées, mais elles peuvent être désactivées en fonction de vos préférences à partir de votre panneau de contrôle utilisateur.